Warenwirtschaft leicht gemacht

María Quintana ist technische Leiterin der Dentallabore Risum in Madrid, Spanien. Ihr Labor wurde ausgewählt, das neue Warenwirtschaftssystem von Ivoclar während der Entwicklungsphase exklusiv in Spanien zu testen. Wir haben das Dentallabor besucht, um uns vor Ort zu informieren, wie die ersten Erfahrungen mit dem System waren.

Erzählen Sie uns zunächst etwas über sich & die Dentallabore Risum.

Hallo, ich bin María Quintana, technische Leiterin des Labors und seit fünf Jahren im Unternehmen. Damals war das Labor noch komplett analog. In den letzten fünf Jahren haben wir 80 Prozent der Arbeiten auf digital umgestellt. Aufgrund dieser radikalen Veränderung brauchten wir neue Räumlichkeiten, die mehr Platz bieten und sich besser an unsere Erfordernisse anpassen, weshalb wir vor Kurzem in modernere Geschäftsräume umgezogen sind.

Vor einigen Monaten ist Ivoclar mit einer ganz besonderen Anfrage auf Sie zugekommen…

Ja, Ivoclar hat uns vorgeschlagen, ihr neues Warenwirtschaftssystem zu testen, was für uns etwas völlig Neues war. Wir hatten zuerst unsere Zweifel, weil es unsere Arbeitsweise völlig verändern würde und wir nicht wussten, ob es funktionieren würde. Aber im Lauf der Zeit konnten wir uns von allen seinen Vorteilen überzeugen.

Was hat Sie davon überzeugt, es einzuführen?

Die Zeitersparnis war auf jeden Fall der wichtigste Aspekt für uns. Mit dem Inventory System hat man immer einen aktuellen Überblick über den tatsächlichen Inventarbestand und kann den Bedarf an Material für die Produktion besser planen. Wir sind ein Labor mit hohem Produktionsvolumen, deshalb ist es sehr praktisch für uns, den Bestand aller Produkte digital und automatisiert verwalten zu können.

Verwenden Sie irgendein anderes Warenwirtschaftssystem?

Nein.

Wie viel Zeit hat der Aufbau in Anspruch genommen und wie lange hat es gedauert, bis Sie mit dem System arbeiten konnten?

Der Schrank war in nur zwei Tagen aufgebaut. Wir waren ziemlich überrascht, dass es so schnell ging. Aber was uns noch mehr überrascht hat, war, dass wir ihn nach nur einer Woche Schulung unseres Teams schon zu 100 Prozent nutzen konnten. Man braucht natürlich eine gewisse Zeit, um sich an das umfangreiche System zu gewöhnen. Unsere Arbeitsprozesse mussten teilweise an das neue System angepasst werden und der Schrank selbst musste in unseren Ablauf integriert werden. Dank der regelmässigen Meetings mit dem Team von Ivoclar wurden alle unsere offenen Fragen in der Anfangsphase innerhalb kürzester Zeit geklärt und wir haben es gemeinsam geschafft, das Warenwirtschaftssystem an unsere Erfordernisse anzupassen.

Bitte berichten Sie uns, wie Sie das Warenwirtschaftssystem zum ersten Mal verwendet haben.

Es war auf jeden Fall sehr einfach. Zu Beginn hat Ivoclar uns verschiedene RFID-Etiketten bereitgestellt, die wir an jedem Produkt anbringen mussten. Vor dem Einräumen wurden die RFID-Etiketten im System mit dem jeweiligen Produkt verknüpft. Dadurch hat der Schrank die Produkte automatisch erfasst. Die Einarbeitung in die Software hat dank der Schulungen durch das Team von Ivoclar nur eine Woche gedauert. Insbesondere zu Beginn war diese Unterstützung sehr hilfreich, weil man sich neu orientieren musste und wir zum Beispiel nicht wussten, wo man die einzelnen Produkte registrieren muss.

Würden Sie uns verraten, wie viel Material pro Jahr in Ihrer Firma weggeworfen werden musste, weil es kein solches Warenwirtschaftssystem gab?

Es ist so, dass die Arbeitsanweisungen, die wir in unserem Labor festgelegt haben, dafür sorgen, dass der Materialabfall sehr kontrolliert ist, aber trotzdem wurden jedes Jahr fünf Prozent der Materialien entsorgt. Dank dem Inventory System könnte man das auf so gut wie null Prozent reduzieren.

Wie lange haben Sie früher gebraucht, um eine Bestandsaufnahme ohne dieses System durchzuführen?

In unserem Labor führen wir monatlich eine Bestandsaufnahme durch. Für das Zirkonoxid, das wir ja im Warenwirtschaftssystem lagern, haben wir ungefähr zwei Stunden gebraucht, das ist einer der großen Vorteile des Schranks.

Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Vorteile dieses Warenwirtschaftssystems?

In erster Linie die Zeitersparnis, nicht nur bei der Bestandsaufnahme, sondern auch bei der automatischen Disposition der Bestellung, die wir einmal im Monat machen müssen, um den von uns geplanten Bestand aufrechtzuerhalten. An zweiter Stelle die Ressourceneinsparung, weil ein Teil des Laborpersonals nicht mehr kontrollieren muss, dass Material in ausreichender Menge vorhanden ist, um die Aufträge unserer Kunden zu erfüllen. Und schließlich die Sicherheit, dass wir all diese Aufträge annehmen können, in dem Wissen, dass wir ausreichend Material auf Lager haben.

Was meinen die Mitarbeitenden, die direkt mit dem Inventory System arbeiten?

Die sind mehr als begeistert. Er hat ihnen die Arbeit erleichtert und jetzt können sie sich anderen Aufgaben widmen, mit denen sie wirklich einen Beitrag zur Wertschöpfung für das Unternehmen leisten.

Hat sich etwas am Arbeitsablauf in der Firma verändert, seit es dieses Warenwirtschaftssystem gibt?

Die Verwaltung hat sich verändert und auch die Produktion. Jetzt wissen wir zuverlässig, wie viel Material wir auf Lager haben, und können die Arbeiten unserer Kunden ruhigen Gewissens annehmen, weil wir sicher sein können, dass uns nicht das Material ausgeht.

Würden Sie aufgrund Ihrer Erfahrungen anderen Firmen empfehlen, sich ein solches Warenwirtschaftssystem anzuschaffen?

Natürlich würde ich es empfehlen. Es passt mit Sicherheit perfekt in kleine Labore mit geringerem Materialvolumen, aber vor allem finde ich es sehr nützlich für Zahnkliniken. Dadurch würde die Assistentin oder der Assistent in der Klinik deutlich weniger Zeit für die routinemäßige Kontrolle des Lagerbestands und die monatliche Bestellung aufwenden und könnte sich anderen, für die Klinik wertvollen Aufgaben widmen.