Warum Doku-Bausteine ausgedient haben

Die zahnärztliche Abrechnung ist ein komplexes Feld, das eine präzise und sorgfältige Dokumentation erfordert. In der Vergangenheit haben Dokumentationsbausteine – vorformulierte Textblöcke – den Abrechnungsprozess erleichtert und standardisiert. Doch so nützlich diese Bausteine auch scheinen, versagen sie oft im Arbeitsalltag und bringen erhebliche Risiken mit, die zu rechtlichen Problemen führen können. Hier können moderne, KI-unterstützte Lösungen helfen, die neue, verbesserte Ansätze verfolgen.

In diesem Artikel beleuchten wir die Vorteile, aber auch die Fallstricke der Dokumentationsbausteine und zeigen, warum der Umstieg auf intelligente Software oft die bessere Wahl ist.

Was sind Dokumentations-Bausteine?

Dokumentationsbausteine sind vorgefertigte Textblöcke, die in der zahnärztlichen Praxis zur standardisierten Erfassung von Behandlungsdetails und Abrechnungsinformationen verwendet werden. Sie sollen helfen, Arbeitsabläufe zu optimieren, indem sie die Dokumentation vereinheitlichen und beschleunigen. Insbesondere bei häufig wiederkehrenden Behandlungen, wie Füllungen oder der professionellen Zahnreinigung, sparen diese Bausteine vermeintlich Zeit und sorgen für eine konsistente Dokumentation.

Auf den ersten Blick bieten Dokumentationsbausteine also durchaus Vorteile: Die Arbeit mit den Bausteinen schafft eine gewisse Struktur und erleichtert die Kommunikation im Team. Doch diese Vorteile sind oft nur kurzfristig und bergen langfristig gravierende Risiken.

Risiken und Herausforderungen

Ein zentrales Problem von Dokumentationsbausteinen ist die fehlende Flexibilität: Einmal erstellte Bausteine werden häufig unreflektiert und unverändert eingesetzt und aus Zeitgründen nicht individuell auf den Patienten angepasst.

Das folgende Beispiel zeigt einen typischen Fall eines nicht angepassten Dokumentationsbausteins, bei dem die widersprüchliche Zeile „Zahnfarbe zufrieden/unzufrieden“ auftaucht - offensichtlich ein nicht angepasster Baustein.

Selbst eine einzige nicht angepasste Zeile zerstört die Integrität des gesamten Dokumentationsbausteins. Es kann nicht mehr nachvollzogen werden, ob die übrigen Zeilen ebenfalls nicht angepasst wurden. Die gesamte Dokumentation ist somit nutzlos.

Viele Behandler kennen das unangenehme Gefühl zu einem Patienten ins Zimmer zu gehen und aufgrund vorangegangener mangelhafter Dokumentation nicht über den Zustand und Krankheitsverlauf im Bilde zu sein.

Zu lange oder zu kurz?

Ein Dokumentationsbaustein ist starr. Entweder gestaltet man ihn sehr ausführlich, damit viele Spezialfälle abgedeckt werden oder man hält ihn kurz, damit das Bearbeiten im stressigen Alltag nicht zu viel Zeit kostet und überhaupt stattfindet.

Ausführliche Blöcke werden nicht angepasst, nicht veränderte Kopierleichen und Widersprüche schleichen sich in die Dokumentation und machen sie so oft unbrauchbar. Andererseits decken kurze Blöcke nur wenig ab, was zu fehlerhaften Abrechnungen und im schlimmsten Fall auch zu rechtlichen Konsequenzen führen kann.

Dokumentation der Zukunft

Die Lösung der Dokumentationsherausforderung in Zahnarztpraxen kann also nicht im Perfektionieren eines Dokumentationsbausteins liegen. Durch die rasante Entwicklung der künstlichen Intelligenz ist eine flexible und intelligente Abhilfe möglich, wenn Digitalisierung konsequent in der Praxis vorangetrieben wird.

Durch Unterstützung von KI-Tools kann eine kontextgerechte Dokumentation automatisch generiert werden, die sich dynamisch dem Behandlungsverlauf anpasst. So entsteht eine regresssichere Dokumentation, die Grundlage für die perfekte Abrechnung ist und zudem durch die automatische Generierung das gesamte Praxisteam entlastet.